Postfach organisieren: So besiegen Sie die E-Mail-Flut!

Von Denny Gille

Auf einen Blick:

• Zeitfresser überfüllte Posteingänge: Sie verhindern eine gute Arbeitsorganisation, sind Fehlerquelle und Nervfaktor.
• Die gute Nachricht: Wer eine systematische Ordnung in seine E-Mails bringt, arbeitet nicht nur effizienter. Das richtige System nimmt Ihnen Arbeit ab und reduziert Stress, sagt Office-Coach Ina Grombach.
• Folgende Schritte führen zu einem gut organisierten E-Mail-Postfach: Grundreinigung, Zahl der E-Mails reduzieren, eine Ordnerstruktur schaffen, feste Bearbeitungsroutinen einführen.

Newsletter, alte E-Mail-Korrespondenzen, Informationen, die irgendwann wichtig werden könnten. Und dazwischen: jede Menge aktuelle E-Mails – manche zur Kenntnis, andere zur Bearbeitung, einige komplett unwichtig. So sieht das tägliche Chaos in vielen E-Mail-Postfächern aus.

Ina Grombach hat viele dieser Postfächer gesehen. „Wer mich ruft, hat gerne auch mal 3.000 E-Mails im Posteingang“, sagt die Trainerin. Sie hat sich mit ihrem Unternehmen Grombach Office-Coaching auf effiziente Büroorganisation spezialisiert. Als Office-Coach unterstützt sie Kunden dabei, ihre E-Mail-Postfächer professionell einzurichten und an die individuellen Bedürfnisse ihrer Betriebe anzupassen.

Die Trainerin weiß, wie Menschen, die unter einer E-Mail-Flut leiden, den Zustrom eindämmen, ihn organisieren und so Zeit sparen. Wie Sie dieses Ziel erreichen, erklärt Ina Grombach hier.

Hinweis: Einige Organisationsmöglichkeiten beziehen sich auf Funktionen, die das E-Mail-Programm Microsoft Outlook bietet, andere Dienste möglicherweise aber nicht.

Postfachpflege: Das können Sie erreichen!

20 bis 30 E-Mails landen bei Ina Grombach jeden Tag frisch im Postfach. Etwa die Hälfte davon sei relevant. „Ich sortiere alle E-Mails weg, sodass die Zahl zum Feierabend möglichst auf null sinkt“, sagt der Office-Coach. Der Vorteil ihrer Organisationsmethode: „Ich habe die Übersicht über all meine Aufgaben und die Prioritäten ihrer Bearbeitung!“

Das reduziere Stress in der täglichen Arbeit. „Weil ich stets die Übersicht wahre, kann ich keine Aufgabe vergessen“, erzählt die Trainerin. „In der Freizeit grübele ich dadurch weniger über die Arbeit nach.“ Ihr System übernehme die Organisation – das mache den Kopf frei.

Damit sollten Sie beginnen: Grundreinigung

Bevor Sie eine neue Struktur in Ihrem E-Mail-Postfach aufbauen, sollten Sie laut Ina Grombach eine Grundreinigung Ihres Posteingangs machen. Dann kann die neue Struktur sofort ihre Wirkung entfalten. Für die Grundreinigung hat die Trainerin einige Tipps parat.

Sortieren Sie Ihre E-Mails nach Absender: So können Sie beispielsweise die 100 Newsletter desselben Informationsdienstes mit einem Klick markieren und dann löschen.

Sortieren Sie Ihre E-Mails nach Datum: Sind dort sehr alte E-Mails vorhanden, können Sie diese einfach bis zu einem von Ihnen festgelegten Datum markieren und löschen.

Nutzen Sie die Archivfunktion: Sind Sie nicht sicher, was Sie gefahrlos löschen können, nutzen Sie die Archivfunktion, die verschiedene E-Mail-Programme anbieten. „Verschieben Sie die E-Mails eines Jahrgangs in einen neuen E-Mail-Ordner, den Sie zum Beispiel ‚Posteingang 2016‘ nennen“, rät Ina Grombach. In diesen Ordner werden die entsprechenden E-Mails von 2016 abgelegt. Anschließend kann der Ordner archiviert werden. Vorteil dieser Vorgehensweise bei der Archivierung: „Damit ist eine Grundordnung im Archiv gegeben, was beim Wiederfinden einer alten E-Mail hilft“, sagt die Trainerin.

Reduzieren Sie die Zahl Ihrer E-Mails

Um Ihr Postfach künftig besser zu beherrschen, rät Ina Grombach, die Zahl der eingehenden E-Mails zu verringern. Dazu können Sie mehrere Optionen prüfen, umsetzen und kombinieren.

Newsletter und Werbung: Gibt es Newsletter oder Produkt-News von Lieferanten, die Sie selten bis gar nicht lesen? „Dann bestellen Sie diese ab“, rät Grombach.

Alte Verteiler: „Einige Unternehmer rutschen durch ihre Aufträge in verschiedene Verteiler, in denen sie auch Jahre nach Projektabschluss sind“, berichtet die Trainerin. „Aus solchen Verteilern sollten Sie sich austragen lassen.“

Kommunikationskanal überprüfen: „Manche Sachverhalte lassen sich per Telefonat oder im persönlichen Gespräch besser klären, als per E-Mail“, sagt der Office-Coach. Unternehmer sollten daher überlegen, welcher Kommunikationskanal für das jeweilige Anliegen am besten geeignet ist. Für die interne Kommunikation rät Grombach, E-Mail-Alternativen wie Messenger oder auch Dokumentenmanagementsysteme zur kollaborativen Arbeit in Betracht zu ziehen.

Kommunikationsverhalten optimieren: Unvollständig geschilderte Sachverhalte und Anweisungen erzeugen Nachfragen, mahnt die Expertin für Büroorganisation. So beginne eine Kette aus Fragen und Antworten, die das Postfach flutet. Daher sollte jede E-Mail stets vollständige Informationen enthalten. „Investieren Sie lieber die Zeit eine E-Mail einmal richtig zu schreiben, statt durch unvollständige Informationen unnötige Rückfragen zu produzieren“, rät Grombach.

Schaffen Sie sich eine Ordnerstruktur

Am Ende eines Arbeitstages sollte nach der Methode des Office-Coachs möglichst keine E-Mail mehr in Ihrem Posteingang liegen. Damit das gelingt, benötigen Sie eine Ordnerstruktur, die den Bearbeitungsprozess Ihrer E-Mails richtig abbildet. „Wichtig ist es, dass Sie auf einen Blick sehen, welche E-Mails neu sind und was Sie schon gesehen haben“, erklärt Ina Grombach. Zur Basis-Struktur können folgende Ordner gehören.

Ordner „Bearbeiten“: In diesen Ordner kommen sämtliche E-Mails, die noch erledigt werden müssen.

Ordner „Ablage“: Erledigte E-Mails mit wichtigen Inhalten sollten direkt zum Vorgang außerhalb des Mail-Programms sortiert werden. Alternativ können sie in einem Unterordner „Ablage“ geparkt und zeitnah zentral abgelegt werden. Der Ordner könne auch Projektunterordner enthalten, die alle für ein Projekt erforderlichen E-Mails enthalten. „Nach Möglichkeit sollten sich Unternehmen dafür ein digitales Dokumentenmanagementsystem zulegen, in denen die E-Mails zusammen mit anderen Dokumenten revisionssicher im Originalformat gespeichert werden“, sagt die Trainerin.

Ordner „Vorlagen“: Hier können Textvorlagen abgelegt werden, die man häufig benötigt. Das können etwa Anschreiben, Vorlagen für den Angebotsversand oder Bestellungen sein.

Ordner „Lesen“: Dort können allgemeine Informationen abgelegt werden, die man sich ansehen möchte. Um Ordnung zu wahren, könne man dem Ordner Automatismen zuweisen. Beispiel: Lösche im Ordner alle E-Mails, wenn sie älter sind als drei Monate.

Nutzen Sie feste Bearbeitungsroutinen

Damit die Arbeit mit der neuen Ordnerstruktur reibungslos funktioniert, sollten Sie laut Ina Grombach folgende Grundregeln befolgen.

Feste Zeiträume für den Posteingang: Statt den Posteingang ungezielt zwischendurch zu sichten, sei es besser, die E-Mails zu festen Zeiten – etwa dreimal am Tag – abzuholen. Aufgabe beim Sichten: „Sie treffen die Entscheidung ‚Löschen‘ oder ‚Ablegen‘ immer sofort“, rät der Office-Coach.

5-Minuten-Regel zum sofortigen Erledigen: Ina Grombach empfiehlt, jede E-Mail, die sich in weniger als fünf Minuten erledigen lässt, sofort zu bearbeiten. „Was mehr Zeit in Anspruch nimmt oder zusätzliche Informationen erfordert, kommt in den Bearbeiten-Ordner“, sagt die Trainerin.

Ablegen und Terminieren: Für alle E-Mails, die im Bearbeiten-Ordner abgelegt werden, gilt eine feste Regel: Sie werden zum Beispiel mit der Outlook-Eigenschaft ‚zur Nachverfolgung‘ terminiert. „Dabei erhält jede E-Mail einen Termin für die Wiedervorlage oder Fälligkeit“, sagt Grombach.

Vorteil: Im Bearbeitungsordner entsteht so eine To-do-Liste offener E-Mails. „Die Arbeit ist nun nach Prioritäten sortiert, ich kann zielgerichteter ans Werk gehen und vergesse keine Aufgabe mehr“, sagt Grombach. Das reduziere im Vergleich zum unsortierten Posteingang viel Organisationsstress. „Ich muss nicht immer wieder neu entscheiden, was heute wichtig ist, weil alle Aufgaben sortiert sind“, erklärt die Trainerin.

Zusatztipps aus der Praxis

AW: AW: AW: Was tun mit Kommunikationssträngen? Ist die Kommunikation gut organisiert, genügt es laut Ina Grombach, die aktuellste E-Mail zu behalten: „Jede Antwort-Mail enthält den bisherigen Gesprächsverlauf, er ist also in der aktuellsten E-Mail dokumentiert.“ Wichtig: Damit das funktioniert, ist zu beachten, dass neue Sachverhalte niemals als Antwort auf alte E-Mails verschickt werden. „Jeder neue Sachverhalt gehört in eine neue E-Mail mit neuer Betreffzeile“, mahnt die Expertin für Büroorganisation. Häufig werde das aus Bequemlichkeit nicht eingehalten.

Wohin mit den gesendeten Objekten? Für die gesendeten Objekte gelte laut Office-Coach Ina Grombach das gleiche wie für den Posteingang: „Die gesendeten Objekte werden am Tagesende genauso sortiert, wie das Eingangsfach: löschen, ablegen oder terminieren.“ Eine Bestellung werde beispielsweise nachverfolgt, um ihren Verbleib im Auge zu behalten. Anderes Beispiel: Eine E-Mail, bei der man auf eine Rückmeldung wartet, könne auf Wiedervorlage innerhalb von 3 Tagen gelegt werden, um dann gegebenenfalls nachzuhaken. Gelöscht werden könnten hingegen Kurzabstimmungen zu Terminen, Anmeldungen zu vergangenen Veranstaltungen, alte Erinnerungsmails oder Preisanfragen.