Verzettelt? 5 Tipps für ein einfacheres Arbeitsleben

Von Birgit Lutzer

Auf einen Blick:

• Wenn ein Chef alles selbst erledigen will, wachsen ihm die Dinge bald über den Kopf – er verzettelt sich. Das gleiche gilt, wenn er nur auf Anstöße von außen reagiert.
• Planen und strukturieren Sie Ihren betrieblichen Arbeitsalltag selbst.
• Erfassen Sie alle Vorgänge und die dafür zuständigen Mitarbeiter. Setzen Sie Prioritäten und delegieren Sie unwichtige Aufgaben.
• Schirmen Sie sich für konzentriertes Arbeiten und Erholungspausen ab.
• Außerdem können Sie hilfreiche Apps nutzen, um Ihren Alltag zu vereinfachen.

Einige Chefs wollen alles selbst erledigen. Manchmal scheint es niemanden zu geben, der mit anpacken kann. Und manche Chefs trauen ihren Mitarbeitern nur wenig zu. Dadurch entstehen Abläufe, die nur auf den Betriebsinhaber zugeschnitten sind. Ein mögliches Ergebnis: Die Mitarbeiter schieben ihm schwierige oder lästige Fälle zu. Er verzettelt sich, mit Folgen für alle. Dabei ginge es einfacher.

1. Steuern Sie Ihre Abläufe aktiv, statt nur zu reagieren

Wer nur auf Impulse von außen reagiert, ist laut dem Zeitmanagement-Spezialisten Lothar Seiwert bald ein Getriebener. Der Professor sagt: „Es ist besser, Abläufe und Tätigkeiten im Betrieb selbst zu steuern. Dann kommen Sie gar nicht erst in die Verzettelungsgefahr.“

Doch was ist dazu notwendig? Seiwert: „Zunächst erfassen Sie alle Aufgaben, die in Ihrem Betrieb anfallen. Dazu gehören auch vergleichsweise kleine, wie den Firmenwagen auftanken und Müllentsorgung.“ Alle Aufgaben versehen Sie mit den Namen der Zuständigen. „Wenn trotz eines Teams überall nur Ihr Name steht, muss etwas geändert werden“, warnt Seiwert.

Anschließend setzen Sie Prioritäten. „Das bedeutet, Sie bringen die notierten Tätigkeiten in eine Reihenfolge. Sie entscheiden, was erst, zweit- und was nachrangig ist.“ Dabei muss sichergestellt sein, dass ganz oben die wichtigen und notwendigen Erledigungen stehen. Anschließend geht es an die Umsetzung.

2. Delegieren Sie, so haben Sie Zeit für Wichtiges

Eine Tätigkeit ist dann wichtig, wenn sie Sie bei Ihren Firmen-Zielen weiterbringt. Unternehmensberaterin Christine Eybe: „Dazu gehören natürlich die Festlegung der Firmenstrategie, die Ansprache neuer Kunden und die Führung der Mitarbeiter.“ Diese Aufgaben sollten unbedingt in Ihren Händen liegen – und dazu benötigen Sie Zeit.

Deshalb sollten Sie delegieren: „Tanken, Aufräumen und Materialeinkäufe als Beispiele gehören dann in den Zuständigkeitsbereich Ihrer Leute.“ Gleiches gilt für die Ausführung von Aufträgen. „Der Meister muss nicht jede Schraube selbst eindrehen, doch er sollte die Endkontrolle vornehmen.“ Anschließend sollen sich alle an die umorganisierten Abläufe halten. „Und dafür ist mehr nötig als eine einzelne Anweisung“, sagt Eybe.

Sie empfiehlt, den Mitarbeitern zunächst die Gründe für die neuen Strukturen zu erläutern. „Wenn sie es einsehen, ziehen sie leichter mit.“ Und außerdem hat der Chef eine Vorbildfunktion: „Auch wenn es in einer Situation einfacher erscheint, eine delegierte Aufgabe doch schnell selbst zu erledigen – lassen Sie es. Denn sonst hängt aus liebgewonnener Gewohnheit schon bald wieder alles an Ihnen.“ Wer kein Team hat, sollte an projektbezogene Hilfe von außen denken.

3. Arbeiten Sie nach Ihrer persönlichen Leistungskurve

Seiwert weist auf die Höhen und Tiefen der menschlichen Leistungsfähigkeit hin. Sein Tipp, um Aufgaben möglichst schnell und wirkungsvoll zur erledigen: „Planen Sie Ihre Arbeit passend. Das bedeutet: anspruchsvolle Aufgaben, wenn Sie fit sind und einfache in Müdigkeitsphasen.“

Natürlich gibt es Unterschiede, was die Leistungskurven von Personen betrifft. Dennoch verweist der Zeitmanagement-Bestsellerautor („Wenn du es eilig hast, gehe langsam“) auf verbreitete Verläufe: „Der Leistungshöhepunkt der Mehrheit ist am Vormittag.“ Nach dem Mittagessen geht es in ein Tief. „Wer versucht, diese Müdigkeitsphase mit Kaffee zu bekämpfen, verlängert sie.“ Nach einem erneuten Zwischenhoch am Spätnachmittag geht die Energie beständig nach unten und fällt um Mitternacht auf den Tiefpunkt.“

4. Schaffen Sie sich ungestörte Freiräume

Wer immer wieder bei einer Tätigkeit unterbrochen wird oder sich ablenken lässt, braucht unter dem Strich viel länger. Außerdem besteht die Gefahr, flüchtig zu arbeiten. Eybe: „Möchten Sie etwa die Strategie für Ihren Handwerksbetrieb entwickeln, suchen Sie sich einen störungsfreien Ort. So können Sie am besten konzentriert denken.“ Die Business-Beraterin betont, wie wichtig ungestörte Pausen für die Leistungsfähigkeit sind. „Auch dafür sollten Sie bewusst Freiräume einplanen.“

Ob Arbeit oder Ausruhen – ein häufiger Störfaktor sind Anrufe. „Haben Sie keine Mitarbeiter, die Sie abschirmen können, schalten Sie für eine festgesetzte Zeit den Anrufbeantworter ein.“ Auch die Investition in einen externen Telefondienstleister kann sich lohnen. Viele dieser Firmen bieten praktische Rufumleitungen an. „Dann ist Ihr Telefon immer professionell besetzt und Sie haben trotzdem Ihre Ruhe.“

5. Verzettelt war einmal. Diese Apps helfen

Nutzen Sie Apps gegen Verzettlung. Die folgende Liste geht auf den Digitalisierungs-Experten Thorsten Jekel zurück:

WeekCal: Die normale Kalender-App des iPhones hat keine Monatsansicht. Mit WeekCal haben Sie eine iPad-Kalender-App mit einer tollen Monatsansicht aller Ihrer Termine.

Microsoft to do: Einfache Aufgabenliste für alle Plattformen (iPhone, Smartphone, Tablet, PC)

ToDoist: Damit können Sie komplexe Projekte steuern, Aufgabenlisten untergliedern und mit Kunden teilen. Für alle Plattformen verfügbar.

Meistertask: Projektplanungs- und Kommunikations-App, mit der man mit den Kunden über Browser und Apps gemeinsam an Projekten arbeiten kann. Für alle Plattformen.

Microsoft OneNote: Notizen, Baupläne und sonstige Dokumente können für alle Monteure schnell im Zugriff sein. Denn mit dieser App können sie Notizbücher über die ganze Firma, auf PCs, Smartphones und Tablets bereitstellen.